協(xié)調(diào)工作是系統(tǒng)內(nèi)部運動不停頓的調(diào)節(jié)組合工作，也是深入細致的思想工作?？鬃釉疲?ldquo;言不順，則事不成。”我們在協(xié)調(diào)工作的過程中，需要借助溝通技巧，化解不同的見解與意見，建立共識，推動工作。
把握好角色，不越權(quán)越位
秘書工作者做協(xié)調(diào)工作時，雖然是主持者，但也并不是一切都可以自行做主。從嚴格意義上說，秘書工作者是代表領導做協(xié)調(diào)工作的。如果把主持者誤認為決策者，必將產(chǎn)生角色錯位問題。
我們在與協(xié)調(diào)對象溝通，傳達領導指示和意見時，不可隨意引申發(fā)揮，加進自以為和領導意見一致的內(nèi)容。
把握好方法，不以權(quán)壓人
在工作協(xié)調(diào)過程中利用領導人的影響力是十分重要的，特別是在被協(xié)調(diào)者意見難以統(tǒng)一的時候，傳達***領導人的意見，常常能使問題迎刃而解。
但這種方法只能在必要時慎重使用，盡可能少用。因為協(xié)調(diào)的主要手段是協(xié)商，應以平等的態(tài)度傾聽各方意見，即便是錯誤的要求，也要考慮有無合理因素。
不能因為你是協(xié)調(diào)的主持者，就以領導自居，自以為是，“老子天下第二”，聽到不同聲音就給以顏色，進行打壓，那樣必將引發(fā)對立情緒，給以后的協(xié)調(diào)工作制造障礙。
如：在一次協(xié)調(diào)會上，主持會議的同志和協(xié)調(diào)對象有不同的意見，這位同志沒有認真去尋找合適的溝通辦法，在溝通的過程中逐漸和不同意見形成了“頂牛”之勢，情急之下說了句“聽我的還是聽你的”，使協(xié)調(diào)會不歡而散。
美國總統(tǒng)羅斯福創(chuàng)造的“爐邊談話”就是不以權(quán)壓人、巧妙溝通的典型案例。羅斯福就任美國總統(tǒng)時，正碰上全球性經(jīng)濟危機，美國經(jīng)濟瀕臨崩潰，全國至少有1300萬人失業(yè)。
銀行成批地倒閉，擠兌風潮遍及全國。就在羅斯福宣布就職的那一天，全國金融的心臟停止跳動，證券交易所正式關閉。為了爭取美國人民的理解和支持，1933年3月12日，即羅斯福就任總統(tǒng)后的第8天，他在總統(tǒng)府樓下外賓接待室的壁爐前接受美國廣播公司、哥倫比亞廣播公司和共同廣播公司的錄音采訪，對全國6000萬聽眾發(fā)表談話。
羅斯福總統(tǒng)說：希望這次講話親切些，免去官場那一套排場，就像坐在自己的家里，雙方隨意交談。哥倫比亞廣播公司華盛頓辦事處經(jīng)理哈里•布徹說：既然如此，那就叫“爐邊談話”吧。
羅斯福以親切誠摯的聲調(diào)、質(zhì)樸動人的語句，對美國人民就銀行暫停營業(yè)的問題進行了耐心的解釋、勸告和引導，簡短的談話，化解了長期郁結(jié)在人們心中的疑團和不滿。
羅斯福開創(chuàng)的爐邊談話方式，在大危機時代和二戰(zhàn)的艱苦歲月里給了美國人民以堅強的信心。之后，每當美國面臨重大事件之時，總統(tǒng)都用這種方式與美國人民溝通。
把握好分寸，不把簡單的問題復雜化
在協(xié)調(diào)工作中，既不要把復雜的問題作簡單化處理，也要注意不把小事擴大化，不把簡單的問題復雜化，不把明明白白的事情神秘化。
在辦公室的日常工作中，需要協(xié)調(diào)的事，幾乎無時不有，但絕大多數(shù)是在舉手投足之間便可處理，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時注意發(fā)現(xiàn)需要調(diào)節(jié)的問題，說幾句調(diào)節(jié)的話，甚至開一個幽默的玩笑，便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。
有些矛盾在未激化前，做點幕后工作就可緩解，如召開協(xié)調(diào)會使矛盾公開化，反而給解決問題增加了困難。有的同志不敢負責，遇事寧可搞得大一點、重一點、復雜一點，“保險門外加保險鎖”，造成了人力、物力、財力的浪費。有的則是辦事講形式不講實際。
好大喜功，好做表面文章，好搞文牘主義。有的同志則認為“有矛盾就應擺在桌面上”，“公事公辦”。其實不然。就協(xié)調(diào)而言，涉及重大原則的事，權(quán)力或利益沖突較大的事，具有廣泛群眾性的事，需要多方聽取意見，公開處置。
但一般的，發(fā)生在日常工作中的責、權(quán)、利不平衡的事，處理的方針應是能私下解決的就不公開解決，能會下協(xié)調(diào)的就不開協(xié)調(diào)會，即便需要開會協(xié)調(diào)的，也應在條件具備時、在寬松的環(huán)境中來召開。
把握好火候，既不失時機也不急于求成
春秋時期，齊國的相國晏嬰非常善于溝通協(xié)調(diào)。有一年，由于年景不好，齊國許多百姓缺少過冬的糧食和衣物。晏嬰就琢磨著找個機會把這事和齊景公溝通一下，請齊景公從國庫中撥出一些糧食和衣物幫助百姓過冬。
一次，一連下了三天大雪，天氣寒冷極了。晏嬰覺得機會來了，于是就進宮朝見。晏嬰進宮后，并沒有直接陳述自己的想法，而是和穿著狐裘的齊景公一邊烤著火，一邊閑談。
在閑談中，齊景公對晏嬰說：“你說怪不怪，大雪連下了三天，我怎么一點也感覺不到寒冷呢?”
晏嬰說：“主公安坐在內(nèi)宮，衣服穿得這么多，又有炭火取暖，當然不會感到寒冷。難道外面缺衣少食的窮苦百姓，也不會寒冷嗎?”
齊景公知道自己說錯了話，哈哈笑了幾聲，就想遮掩過去。想不到晏嬰?yún)s緊緊抓住這個機會不放，懇切地進諫說：“臣聽說古代賢明的君主，都善于推己及人。自己吃飽了，就會想到別人是否也能吃飽；自己穿暖了，就會想到別人是否也能穿暖；自己生活安逸了，就會想到別人是否還在勞累?，F(xiàn)在主公只想到自己，卻沒有想到別人。這跟古代賢君的做法不是有所背離嗎？”
齊景公受到深刻的啟發(fā)，趕緊說：“你說得很對，我一定接受你的意見!”于是，齊景公下令將國庫里貯存的衣服和糧食，派人分發(fā)給挨凍受饑的百姓。
晏嬰的故事給我們的啟示是：要搞好協(xié)調(diào)，時機十分重要。機不可失，時不再來。抓住有利時機，就可取得事半功倍的效果。
當不同部門急需完成同一任務，工作又難以有序展開時，我們及時出面理順關系，就可一呼百應。
相反，時機不成熟，十分勉強地去統(tǒng)一認識，統(tǒng)一行動，反而會擴大矛盾，形成誤解或成見。有的同志急于完成領導交辦的任務，在有關部門毫無思想準備的情況下，讓其立即做出較大犧牲，結(jié)果形成了僵持的態(tài)勢。
有的雖然勉強讓步，但并不服氣，在落實時扯皮推諉，影響了工作進展。掌握溝通的時機是非常重要的，善不善于捕捉溝通的良機，是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標志。
